SkyDrive et Office : 7 astuces pour encore mieux travailler ensemble dans le Cloud

Dans cet article, nous vous proposons plusieurs astuces et FAQ pour vous aider à profiter pleinement de SkyDrive et Office.

Prenons un exemple :

Admettons que vous travaillez sur un projet de groupe, les membres de votre groupe sont sur ​​le campus, aux quatre coins de la ville ou même aux quatre coins du pays. Certains utilisent un PC, d’autres un Mac. Comment pouvez-vous facilement travailler ensemble et créer quelque chose de bien?

Si vous utilisez des applications comme Google Docs, vous allez pouvoir travailler sur des tâches simples, mais vous n’aurez pas accès aux fonctionnalités avancées, nécessaires pour créer des documents professionnels. Vous pouvez également avoir des problèmes de mise en forme lorsque vous basculez entre Google Doc et Office. Vous pouvez également utiliser les solutions de stockage Cloud comme Dropbox, mais ces outils ne sont pas vraiment conçus pour le travail à plusieurs et ils ne vous permettent pas de travailler simultanément avec d'autres sur un document.

De ce fait, beaucoup de gens font le choix de travailler sur leur ordinateur et d’envoyer ensuite les fichiers à leur équipe. Il est donc souvent difficile de savoir si vous travaillez sur la dernière version d’un document, et vous pouvez également être limités lorsque vous voulez transférer des documents volumineux. Cela peut également être fastidieux de reprendre toutes les versions des documents à partir de plusieurs e-mails pour en faire un seul document.

Comment SkyDrive répond à ce problème :

Avec SkyDrive, vous pouvez stocker tous vos fichiers dans un seul endroit, afin que chacun puisse accéder à la dernière version du document. Vous pouvez également utiliser gratuitement les Office Web Apps pour éditer le contenu des documents à partir de n'importe quel navigateur. Vous pouvez ainsi travailler ensemble sur une présentation PowerPoint ou un document Word avec les membres de votre groupe en même temps.

En utilisant SkyDrive pour travailler à plusieurs, vous pourrez bénéficier des services offerts par Microsoft Office, tout en ayant la possibilité de profiter de la collaboration dans le Cloud. Chacun peut travailler à partir de la dernière version du document sans avoir à convertir le document dans un format différent : fini les problèmes de mise en forme !

Conseils malins

Voici 7 astuces pour pouvoir pleinement profiter de SkyDrive et Office dans le Cloud que vous soyez sur un PC ou un Mac.

Astuce 1: Pour un accès rapide, ajoutez SkyDrive.com à vos favoris ou épinglez-le à la barre des taches si vous utilisez Windows 7 et IE9

Si vous avez un PC, vous pouvez épingler SkyDrive à votre barre des tâches Windows 7 en utilisant Internet Explorer 9 pour un accès rapide aux fichiers et aux options de partage.

Si vous avez un Mac, nous vous recommandons l’approche suivante:

1. Utilisez Safari ou Firefox pour vous connecter à SkyDrive.com. (Sélectionnez "Rester connecté")

2. Deplacez l'icône SkyDrive présente dans la barre d’adresse de votre navigateur vers votre Dock.

Astuce 2: Créer un espace de stockage pour votre groupe de travail

Pour créer un espace partagé pour votre groupe sur SkyDrive, il suffit de créer un dossier et de le partager avec les membres de votre groupe.

Avec le nouveau SkyDrive, il est plus facile de partager un dossier. Dorénavant, vous pouvez créer, collaborer, publier et partager vos fichiers depuis un seul endroit, sans créer des versions supplémentaires.

Pour aller encore plus loin:

· Utilisez les sous-dossiers pour garder tous vos fichiers organisés dans seul dossier que vous pourrez ensuite partager avec les personnes de votre choix. Ainsi, ils pourront facilement accéder à tous les fichiers en cliquant sur le dossier parent dans la catégorie «partagée» dans la colonne gauche de leur SkyDrive.

· Définissez séparément pour chaque personne les autorisations pour les fichiers ou les sous-dossiers : par exemple, si vous avez besoin de rajouter d'autres personnes en dehors de votre équipe pour contribuer à une partie du projet. Vous pouvez même partager sur votre blog, en sélectionnant tous les fichiers sur SkyDrive et en cliquant sur Intégrer.

Astuce 3: Gardez une trace de vos brainstormings, notes de réunion et vos taches à faire d’une manière plus efficace

SkyDrive fonctionne avec OneNote afin que vous puissiez organiser vos notes dans un cahier virtuel qui peut être partagé avec toute votre équipe. Au lieu de passer au crible les discussions par e-mails, chacun peut avoir une vue d’ensemble sur l'historique du projet dans un seul endroit.

Pour commencer, créez un nouveau dossier en utilisant OneNote Web App dans votre dossier partagé, afin que tout le monde dans votre équipe puisse facilement y accéder à partir de ce dossier.

OneNote Web App marche parfaitement bien avec Mac et PC, et vous pouvez y accéder facilement avec le reste de vos fichiers partagés à partir de votre raccourci SkyDrive. Si vous avez OneNote 2010 sur votre PC, synchronisez votre ordinateur avec votre dossier OneNote pour travailler quand vous n’êtes pas connectés à Internet et utiliser des fonctionnalités supplémentaires comme la capture d'écran etc. Vous pouvez également accéder à vos notes sur un Windows Phone, iPhone ou iPad.

Astuce  4: Accédez à vos documents SkyDrive à partir de Word, Excel ou PowerPoint en ligne

On a tendance à travailler souvent sur quelques documents en particulier. Avec Windows 7 et Office 2010, si vous avez ouvert ces documents à partir de SkyDrive au moins une fois, vous pouvez ensuite les épingler à votre barre des tâches en faisant un clic droit sur votre fichier Word, Excel ou PowerPoint. Ensuite, vous pouvez modifier et enregistrer automatiquement les modifications dans le Cloud grâce à SkyDrive.

Si vous avez un Mac, vous pouvez accéder à tous vos documents SkyDrive que vous avez ouvert récemment à partir du menu Fichier/Ouvrir les fichiers récents de l'application Office que vous utilisez.

Conseil 5: Travaillez à plusieurs dans un document Word et suivez en temps réel les changements apportés à votre document

Si vous utilisez Word 2010 pour PC, Word 2011 pour Mac ou Word Web App sur SkyDrive, vous pouvez travailler en même temps sur un document. Si vous préférez diviser les tâches, l’option co-auteur va vous aider à avoir une trace de ce que chaque personne écrit afin d’être sûr que les différentes parties vont bien ensemble.

Astuce 6: Evitez les mises en forme de dernière minute d’un document PowerPoint avec la fonctionnalité co-création

SkyDrive fonctionne avec PowerPoint 2010 pour PC et PowerPoint 2011 pour Mac afin que vous puissiez travailler ensemble sur le même PowerPoint simultanément. Cela représente un énorme gain de temps par rapport aux échanges de mails autour de diapositives individuelles, et vous permet de garder une cohérence dans la mise en page. Pour en profiter:

◦ Commencez votre présentation avec des diapositives vides avec la structure de votre choix.

◦ Attribuez les diapositives pour les membres de votre équipe, afin que chaque personne sache sur quelle diapositive travailler. Comme chaque personne enregistre régulièrement sa présentation, ils obtiennent automatiquement les mises à jour du reste de l'équipe.

◦ Conservez les fichiers Excel et PowerPoint ensemble sur SkyDrive. Ensuite, si un membre de votre équipe fait une mise à jour sur Excel, vous pouvez actualiser automatiquement le tableau correspondant dans PowerPoint sans devoir envoyer des copies supplémentaires et faire des copier/coller.

Astuce 7: Servez-vous de l’historique pour éviter toute perte de donnée

Pour les documents Office que vous modifiez en ligne ou sur votre PC, SkyDrive garde la trace des différentes versions automatiquement, stockant les 25 dernières versions en ligne. Ces versions supplémentaires ne seront pas comptabilisées dans votre espace de stockage offert sur SkyDrive.

Ces versions peuvent être utiles pour récupérer vos fichiers en cas de mauvaise manipulation et ils vous permettent également de revenir en arrière pour voir comment votre projet a avancé!

En cliquant sur un document Office, vous pouvez voir les dernières versions et choisir « restaurer » ou « supprimer » la version de votre choix. Si vous décidez de restaurer une version précédente, SkyDrive n’effacera pas votre version actuelle, mais en fera une copie archivée dans votre historique.

FAQ

- Ai-je besoin d'un compte Hotmail pour utiliser SkyDrive?

- Non, si vous utilisez Gmail ou un autre compte e-mail, vous pouvez facilement vous inscrire sur SkyDrive.com en utilisant votre adresse e-mail existante. Une fois que vous avez inscrit votre adresse mail, vous pouvez ajouter des contacts depuis votre compte Gmail ou Facebook pour faciliter le partage.

- Pourquoi ne puis-je ouvrir les docs du SkyDrive.com utilisant des applications Office sur mon PC ou Mac?

- Nous employons beaucoup d’efforts pour s'assurer que les Web Apps sur SkyDrive et Office soient programmés avec du HTML5 et les standards du web modernes pour travailler sur différents navigateurs. Mais pour être capable d'ouvrir des fichiers stockés dans le Cloud avec Word, Excel ou PowerPoint sur votre PC ou Mac, SkyDrive a besoin d’un « browser plugin » qui est actuellement disponible pour Internet Explorer et Firefox sur le PC ou Safari et Firefox sur Mac. Si vous utilisez ces navigateurs et que vous rencontrez tout de même des problèmes d'ouverture de documents, voici comment les résoudre rapidement:

1. Vérifiez que le plugin "SharePoint ...» ou «Microsoft Office 2010 ..." soit installé et activé. Si vous avez une version récente de Microsoft Office, le plugin devrait déjà être installé.

Si vous ne voyez pas le plugin, installez un essai gratuit d'Office 2010 ou Office 2011. Cela ajoutera automatiquement le plugin dans votre navigateur.

2. Si vous utilisez OS X Lion ou Snow Leopard, configurez Safari pour fonctionner en mode 32-bit.

REMARQUE: Vous avez besoin d'Office 2003, 2007 ou 2010 sur le PC ou Office 2008 ou Office 2011 sur Mac pour ouvrir des fichiers à partir SkyDrive.

N’attendez plus pour l’essayer en créant un compte ici !

L’équipe Windows Live